cara membuat surat izin sekolah

Cara Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Praktis

Membuat surat izin sekolah merupakan keterampilan penting bagi siswa dan orang tua. Surat izin diperlukan ketika siswa tidak dapat hadir ke sekolah karena alasan tertentu, seperti sakit, urusan keluarga, atau keperluan mendesak lainnya. Surat izin yang baik dan benar menunjukkan tanggung jawab, komunikasi yang efektif, dan rasa hormat terhadap aturan sekolah. Berikut adalah panduan lengkap dan praktis tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif dan sesuai standar:

1. Memahami Struktur Dasar Surat Izin Sekolah

Surat izin sekolah memiliki struktur dasar yang perlu dipahami agar surat terlihat profesional dan mudah dimengerti. Struktur ini meliputi:

• Kepala Surat (Kop Surat): Mencantumkan informasi tentang pengirim surat, biasanya nama dan alamat orang tua/wali murid. Jika menggunakan kop surat sekolah, bagian ini bisa dihilangkan.
• Tanggal Surat: Menunjukkan tanggal surat dibuat.
• Perihal: Menyatakan tujuan surat, yaitu “Izin Tidak Masuk Sekolah”.
• Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas: Ditujukan kepada wali kelas yang bersangkutan.
• Isi surat: Memuat informasi penting seperti identitas siswa, alasan izin, dan lama izin.
• Salam Penutup: Ungkapan penutup yang sopan.
• Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali Murid: Sebagai bukti bahwa surat dibuat dan disetujui oleh orang tua/wali.

2. Menentukan Format dan Gaya Penulisan

Format surat izin sekolah sebaiknya formal dan ringkas. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, hindari bahasa slang atau bahasa informal. Berikut beberapa tips format penulisan:

• Jenis huruf: Gunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12.
• Spasi: Gunakan spasi 1.15 atau 1.5 untuk memudahkan pembacaan.
• Batas: Atur margin kiri dan kanan sekitar 2.5 cm.
• Kiri Rata: Rata kiri seluruh teks, kecuali bagian kepala surat yang bisa diratakan tengah atau kanan.
• Paragraf: Mulai paragraf baru dengan indentasi (menjorok ke dalam).

3. Menyusun Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat berisi informasi pengirim. Contoh:

Budi Santoso
Jalan Mawar No. 10
Jakarta Selatan

Atau jika menggunakan kop surat sekolah (biasanya untuk surat izin yang disiapkan sekolah):

[Logo Sekolah]
SMA Negeri 1 Jakarta
Jalan Thamrin No. 1
Jakarta Pusat

4. Menulis Tanggal Surat

Tanggal surat diletakkan setelah kepala surat. Contoh:

Jakarta, 16 Agustus 2024

5. Menulis Perihal Surat

Perihal surat menyatakan tujuan surat secara singkat. Contoh:

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

6. Menulis Salam Pembuka dan Tujuan Surat

Salam pembuka ditujukan kepada wali kelas. Contoh:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas]
Wali Kelas [Kelas Siswa]
Di Tempat

7. Menyusun isi surat dengan jelas dan ringkas

Isi surat adalah bagian terpenting. Sampaikan informasi berikut dengan jelas:

• Identitas Siswa: Nama lengkap, kelas, dan nomor induk siswa (NIS) atau nomor induk siswa nasional (NISN).
• Alasan Izin: Jelaskan alasan mengapa siswa tidak dapat masuk sekolah. Alasan harus jujur dan dapat dipercaya. Contoh alasan: sakit, urusan keluarga, menghadiri acara penting, atau keperluan mendesak lainnya.
• Lama Izin: Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir izin. Jika hanya satu hari, sebutkan tanggal tersebut.
• Pernyataan Tambahan (Opsional): Jika perlu, tambahkan pernyataan bahwa siswa akan mengejar ketertinggalan pelajaran.

Contoh isi surat:

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:

Nama Lengkap  : [Nama Lengkap Siswa]
Kelas         : [Kelas Siswa]
NIS/NISN      : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal 17 Agustus 2024 karena sakit.

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

Contoh lain dengan alasan keluarga:

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:

Nama Lengkap  : [Nama Lengkap Siswa]
Kelas         : [Kelas Siswa]
NIS/NISN      : [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah selama 2 (dua) hari, yaitu pada tanggal 18 dan 19 Agustus 2024, karena ada urusan keluarga yang mendesak.

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

8. Menulis Salam Penutup

Salam penutup menunjukkan kesopanan. Contoh:

Hormat saya,

Atau:

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

9. Menambahkan Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali Murid

Tanda tangan dan nama jelas orang tua/wali murid sebagai bukti keabsahan surat. Contoh:

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

Budi Santoso

10. Tips Tambahan untuk Surat Izin yang Efektif

• Jujur dan Akurat: Sampaikan alasan izin dengan jujur dan akurat. Jangan membuat alasan palsu.
• Tepat Waktu: Kirimkan surat izin sesegera mungkin, idealnya sebelum siswa absen. Jika tidak memungkinkan, kirimkan pada hari yang sama.
• Komunikasi dengan Guru: Jika memungkinkan, hubungi wali kelas atau guru mata pelajaran terkait untuk memberitahukan ketidakhadiran siswa.
• Dokumentasi: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.
• Perhatikan Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah mungkin memiliki kebijakan khusus mengenai surat izin. Pastikan Anda memahami dan mengikuti kebijakan tersebut.
• Surat Dokter (Jika Diperlukan): Jika alasan izin adalah sakit, lampirkan surat keterangan dokter jika diminta oleh pihak sekolah.
• Gunakan Template (Jika Ada): Beberapa sekolah menyediakan template surat izin. Manfaatkan template tersebut untuk memudahkan pembuatan surat.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif, profesional, dan sesuai standar. Ingatlah untuk selalu mengutamakan kejujuran, komunikasi yang baik, dan rasa hormat terhadap aturan sekolah. Surat izin yang baik mencerminkan tanggung jawab dan kepedulian terhadap pendidikan anak.