contoh surat resmi sekolah
Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dengan Template dan Penjelasan
Surat resmi sekolah adalah dokumen formal yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan, seperti sekolah dasar (SD), sekolah menengah pertama (SMP), sekolah menengah atas (SMA), atau sekolah kejuruan (SMK). Surat ini digunakan untuk berbagai keperluan administratif, komunikasi, dan pemberitahuan yang berkaitan dengan kegiatan sekolah. Memahami struktur, format, dan contoh surat resmi sekolah sangat penting bagi staf sekolah, guru, siswa, dan orang tua/wali murid. Artikel ini akan membahas berbagai contoh surat resmi sekolah, memberikan template yang dapat diunduh, serta menjelaskan komponen-komponen penting yang harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi.
Komponen-Komponen Penting Surat Resmi Sekolah
Sebelum membahas contoh-contoh surat, mari kita pahami elemen-elemen kunci yang harus ada dalam setiap surat resmi sekolah:
-
Kop Surat (Kop Surat): Kop surat terletak di bagian atas surat dan berisi informasi penting tentang sekolah, termasuk:
- Nama Sekolah (huruf kapital dan tebal)
- Alamat Sekolah Lengkap
- Nomor Telepon/Faksimile
- Alamat Email (opsional)
- Logo Sekolah (opsional)
- Website Sekolah (opsional)
-
Nomor Surat: Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian surat. Format nomor surat bervariasi tergantung kebijakan sekolah, tetapi umumnya mencakup:
- Nomor Urut Surat
- Kode Klasifikasi Surat (misalnya, Kesiswaan, Kurikulum, Keuangan)
- Bulan dan Tahun Penerbitan Surat
-
Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Format tanggal surat yang umum digunakan adalah: “Nama Kota, Tanggal Bulan Tahun” (Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023).
-
Perihal/Hal: Perihal surat menjelaskan secara singkat isi atau tujuan surat. Perihal harus ditulis dengan jelas dan ringkas.
-
Lampiran: Jika surat disertai dengan dokumen tambahan, seperti formulir, daftar nama, atau proposal, maka jumlah lampiran harus disebutkan. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.
-
Alamat Tujuan Surat: Alamat tujuan surat menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan benar. Contoh:
- Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas X
- Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota…
- Yth. Bapak/Ibu Guru…
-
Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk menyapa penerima surat secara formal. Salam pembuka yang umum digunakan adalah: “Dengan Hormat,” atau “Assalamualaikum Wr. Wb.” (jika sekolah berbasis agama Islam).
-
Isi surat: Isi surat merupakan bagian terpenting yang berisi informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan menggunakan bahasa yang baku dan sopan. Isi surat biasanya terdiri dari:
- Paragraf pembuka (mengantar isi surat)
- Paragraf isi (menjelaskan tujuan surat secara rinci)
- Paragraf penutup (menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih)
-
Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat secara formal. Salam penutup yang umum digunakan adalah: “Hormat Kami,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (jika sekolah berbasis agama Islam).
-
Tanda Tangan dan Nama Jelas: Surat resmi harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, seperti Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, atau Ketua Panitia. Di bawah tanda tangan, harus dicantumkan nama jelas dan jabatan penandatangan.
-
Stempel Sekolah: Stempel sekolah merupakan tanda pengesahan resmi yang menunjukkan bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh sekolah yang bersangkutan. Stempel biasanya diletakkan di samping tanda tangan.
-
Tembusan (CC): Tembusan dicantumkan jika surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima surat. Tembusan ditulis di bagian bawah surat setelah tanda tangan dan stempel.
Contoh-Contoh Surat Resmi Sekolah dengan Template
Berikut adalah beberapa contoh surat resmi sekolah yang sering digunakan, beserta template yang dapat Anda modifikasi sesuai kebutuhan:
Contoh 1: Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah
[Kop Surat Sekolah]
Nomor: …/…/…/2023
Tanggal: Jakarta, 26 Oktober 2023
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Study Tour
Lampiran: 1 Lembar
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas XI
SMA Negeri …
Di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan program kerja sekolah tahun ajaran 2023/2024, kami bermaksud menyelenggarakan kegiatan study tour ke Yogyakarta yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: …
Waktu: …
Tempat Tujuan: …
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan wawasan siswa mengenai sejarah dan budaya Indonesia.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai biaya, jadwal kegiatan, dan persyaratan lainnya, terlampir proposal kegiatan study tour.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]
[Nama Jelas Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah
Tembusan:
- Dinas Pendidikan Kota…
- Komite Sekolah
Contoh 2: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
[Kop Surat Sekolah]
Nomor: …/…/…/2023
Tanggal: Jakarta, 26 Oktober 2023
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah
Lampiran:-
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas …
Kelas …
Di Tempat
Dengan Hormat,
Dengan surat ini, saya orang tua/wali murid dari:
Nama: …
Kelas: …
NIS: …
Memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal …, karena sakit (atau alasan lain yang jelas). Terlampir surat keterangan dokter (jika ada).
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali Murid]
[Nama Jelas Orang Tua/Wali Murid]
Contoh 3: Surat Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid
[Kop Surat Sekolah]
Nomor: …/…/…/2023
Tanggal: Jakarta, 26 Oktober 2023
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid
Lampiran:-
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas …
Di Tempat
Dengan Hormat,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas … untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: …
Waktu: …
Tempat: …
Agenda: …
Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan demi kelancaran kegiatan belajar mengajar di sekolah.
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]
[Nama Jelas Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah
Contoh 4: Surat Keterangan Sekolah Aktif
[Kop Surat Sekolah]
Nomor: …/…/…/2023
Tanggal: Jakarta, 26 Oktober 2023
Perihal: Surat Keterangan Aktif Sekolah
Lampiran:-
Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Sekolah … menerangkan dengan sesungguhnya bahwa:
Nama: …
Tempat, Tanggal Lahir: …
NISN: …
Kelas: …
Alamat: …
Adalah benar-benar siswa/siswi aktif yang terdaftar di sekolah kami pada tahun ajaran 2023/2024.
Pernyataan ini dibuat dengan tujuan…
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]
[Nama Jelas Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah
Tips Penting dalam Menulis Surat Resmi Sekolah:
- Gunakan Bahasa Baku dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa informal atau slang.
- Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
- Gunakan Font yang Profesional: Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial, dengan ukuran font 12.
- Perhatikan Kerapian dan Kebersihan Surat: Surat harus rapi dan bersih dari coretan atau noda.
- Arsipkan Surat dengan Baik: Simpan salinan surat untuk keperluan arsip dan referensi di masa mendatang.
- Sesuaikan Template dengan Kebutuhan: Modifikasi template surat sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan sekolah.
Dengan memahami komponen-komponen penting dan contoh-contoh surat resmi sekolah di atas, Anda dapat membuat surat resmi yang profesional dan efektif